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Dokumenten Management ist OUT

Digitale Transformation: Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland, brachte es einmal auf den Punkt: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“.

Aber treten wir doch einfach mal ein paar Schritte zurück und extrahieren die „Message“ dieses Satzes. Erstens, die Ausdrucksweise bringt den Unmut zu Tage. Klar! Alle reden von digitaler Transformation, digitaler Ablage, Work]ow, Automatisierung und was die Werbeprospekte diverser Hersteller noch so anpreisen. Zweitens spiegelt sich die Erfahrung wider, die bei der Einführung einer digitalen Lösung machen musste. Nämlich die, dass sich nichts geändert hat, außer dass man jetzt alles digital macht.

Ein interessanter Satz, der mir einmal in einem Projekt begegnete, war der folgende: „A fool with a tool is still a fool.“ Ich fnde den super, knüpft er doch nahtlos an den vorhergehenden Absatz an. Warum? Es reicht eben nicht, einfach etwas digital zu machen in dem man seine bisherige Arbeitsweise auf etwas anderes überträgt ohne es kritisch zu hinterfragen:

Nur ein paar Aussagen, die zeigen, wo es hängt.

Eine Frage des Alters?

Wer jetzt aber denkt, diese Denke wäre ein Sache des Alters, dem sei gesagt: Falsch! Ein ehemaliger Kollege hatte sich 1-2 Jahre vor der Rente in ein neues CAD-System eingearbeitet. Eine große Wahl hatte er vermutlich nicht, aber er hat es gemeistert. Er war offen für das Neue, hat alte Zöpfe abgeschnitten und hatte Erfolgserlebnisse, die sich schlussendlich auch positiv auf das Ergebnis der Firma widerspiegelten.

Auf der anderen Seite standen viele der jüngeren Fraktion, von denen man nicht gedacht hätte, dass sie sich schwer tun würden. Wobei schwertun noch eine freundliche Umschreibung ist.

Was ist denn nun Digitale Transformation?

„Digital? Sind wir doch! Wir haben da ein Netzlaufwerk und da speichern wir alle Dateien und jeder kann darauf zugreifen.“ Stimmt! Aber die Denke in Schränken, Ordnern in Registern möchte ich garnicht einmal Microsoft Windows 95 (oder 3.11) anlasten. Das gab es schon den Archiven von Firmen, Ämtern und Geheimdiensten in den 50ern.

An dieser Stelle solcher Diskussionen kann ich mir es nie verkneifen: Die einen gehen mit dem Explorer auf die Suche nach Ihren digitalen Dateien und die anderen haben sie im Finder verfügbar.

Aber lassen wir das und bleiben fokussiert. Als gebürtiger Entwickler wäre meine Anforderung an ein digitales System eben nicht, ein Netzlaufwerk auf dem Dateisystem verfügbar zu haben. (Abgesehen davon ist das per Defnition keine Anforderung.) Das Ziel muss es doch sein, eine Möglichkeit zu haben, Information sicher, transparent, verfügbar zu haben und möglichst einfach zu nutzen zu können. Das „Wie“ kommt später.

Und ja, es ist unsere Denkweise, wie wir uns einer Aufgabe nähern. (Haben Sie es gemerkt. Ich habe mich der Aufgabe genähert, nicht dem Problem!“)

Wer macht den Anfang?

Die Erfahrung zeigt, dass die mit der größten Not diejenigen sind, die solche Veränderungen anstoßen wollen und müssen und dann durch die Einführung diverser Tools damit beginnen. Meist sind es die Software-Entwickler, und dem übergeordnet, die Entwicklung als Ganzes, die sich für bestimmte Systeme stark machen. Logisch, fallen doch immer mehr Dokumente in der Entwicklung an. Und mittlerweile gibt es wirklich viele gute, etablierte Systeme. Die Versuchung ist dann sehr groß, da mal so einfach was einzuführen.

Spätestens jetzt merkt der aufmerksame Leser, dass da was falsch läuft! Warum? Na, weil es in den anderen Abteilungen auch so läuft. Das Qualitätsmanagement braucht ein Tool für CAPA’s und Prozesse und die Qualitätssicherung braucht endlich ein Programm für die Meßmittelüberwachung. Weil die Entwicklung ein CAD-lastigen Dokumentenmanagement-Ansatz bevorzugt, braucht der Einkauf jetzt was anderes, weil man da ja irgendwo ein Haken bei RoHS-Konformität anklicken will und ob der Lieferant schon eine Auditierung hat. Dann hat das Projektmanagement endlich ein Tool für Kapazitätsplanung eingeführt, aber die Produktion, Entwicklung und Zeiterfassung haben keine Schnittstellen dazu. Ach so, dann gibt es ja noch eine IT, die da die Anforderungen an Sicherung, Verfügbarkeit, DSGVO und CSV sicherstellen muss.

Da stand doch was in der ISO 13485 mit „Verantwortung der Leitung“. Oder nicht? Ich fnde das klingt negativ. Es sollte „Chance der Leitung“ heißen. Ja, die Leitung entscheidet und steht dafür gerade. Der Alltag nimmt Ihnen aber die Chance, die Abteilungen zu konsolidieren und auf ein Ziel auszurichten. Digitale Transformation ist und bleibt Chefsache. Darauf angesprochen, können wenige Firmen zustimmen, dass es dort im Hause ein Projekt für Digitale Transformation gibt. Man reagiert auf Anforderungen, man agiert aber nicht und kommt nicht aus der Defensive heraus. Bei Produkten eine Roadmap oder ein Portfoliomanagment zu haben ist oftmals auch nicht selbstverständlich (im Sinne einen konkret beschriebenen Prozesses), aber doch häufger anzutreffen als eine Digitalstrategie.

Das kostet doch alles so viel Geld

Wie alles auf der Welt, kostet alles Geld. Die kaufmännische Entscheidung wird herausgezögert und nochmal und nochmal hinterfragt. Warum? Ganz einfach. Die Systeme sind durch die „Techniker“ und „Regulatory Mitarbeitern“ getrieben und den „Kau]euten“ und „Entscheidern“ fehlt das Basiswissen um die Zusammenhänge oder Funktionen bewerten zu können und darauf basierend eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Und das ist auch keine Schande. Zumal der Chef ja genau die Leute einstellt, die in den Fachthemen Profs sind. Es ändert aber nichts an der zu treffenden Entscheidung, es sei denn er delegiert diese ebenfalls.
Aber die Kosten! – Es gibt sehr viele Möglichkeiten sich solche System schön oder schlecht zu reden. Neben zahlreichen weiteren Vorteilen, auf die ich gleich kurz eingehen werde, möchte ich vorab eine Analogie zur Steuererklärung auf dem Bierdeckel vorschlagen. Ja, auch heute haben wir den jährlichen K(r)ampf mit dem Finanzamt immer noch, dennoch schmälert es nicht die Vision der damaligen Idee.

Machen Sie einmal die folgende Rechnung auf. Laut einer Studie sucht ein Mitarbeiter ca 20% seiner Zeit irgendwelche Informationen. Meine persönliche Meinung dazu: es ist erfahrungsgemäß mehr, da die Komplexität in der Entwicklung den allgemeinen Büroalltag bei weitem übertrifft. Gehen wir in der folgenden Berechnung von nur 30% aus.

Digitale Transformation: ein Fazit

Wir müssen verstehen, dass digitale Transformation im Kopf beginnt. Losgelöst von konkreten Tools müssen wir unseren Arbeitsalltag hinterfragen, um eyzient zu sein oder eyzienter zu werden. Natürlich müssen wir auch wissen, was zu welchen Kosten möglich ist.

Änderungen an den regulatorischen Anforderungen wie bspw mit der MDR Verordnung bieten neben der Notwendigkeit eben auch eine Chance diese Veränderung zu beginnen.

Wenn Sie über ein Projekt zur digitalen Transformation nachdenken, bin ich gerne an Ihrer Seite und begleite Sie ein Stück des Weges.

So haben Geschäftsführer und Abteilungsleiter
MEHR ZEIT | MEHR SICHERHEIT | MEHR GEWINN

Wie oft hören sie sich sagen:
„Nein, dafür habe ich keine Zeit!“
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